INFORMAČNÍ MEMORANDUM
o ochraně osobních údajů
Účel memoranda
Účelem tohoto memoranda je poskytnout subjektu údajů (dále jen „poskytovateli osobních údajů“), případně jeho zákonnému zástupci, povinné informace o zpracování osobních údajů, které musí správce (obec Bánov), případně jeho pověřený zástupce nebo zpracovatel osobních údajů, poskytnout v momentě, kdy jsou osobní údaje získávány. Tento dokument „Informační memorandum o ochraně osobních údajů“ může být poskytnut na vyžádání nebo zveřejněn způsobem umožňujícím dálkový přístup na této adrese.
I. Kontaktní údaje a totožnost – Správce
1. Název: Obec Bánov
2. Kontaktní poštovní adresa: Bánov č. 700, 687 54 Bánov
3. Adresa úřadovny pro osobní návštěvu: Bánov č. 700, 687 54 Bánov
4. Telefonní čísla: 572 646 121
5. Elektronická adresa podatelny: podatelna@obec-banov.cz
6. Identifikátor datové schránky: v6fbfkw
7. IČ: 002 90 785
II. Kontaktní údaje - Pověřence pro ochranu osobních údajů
Obec Bánov jmenovala pro účely souladu s legislativou na ochranu osobních údajů pověřence pro ochranu osobních údajů. Kontaktní údaje pověřence: Mgr. Jindřich Reňák, tel: +420 572 805 005, mob: +420 605 515 870, e-mail: poverenec@ub.cz.
III. Právní základ pro zpracování osobních údajů
Osobní údaje zpracováváme podle následujících zásad, kterými jsou:
- „zákonnost, korektnost a transparentnost“ – osobní údaje zpracováváme pouze zákonným způsobem, korektně a transparentně;
- „účelové omezení“ – osobní údaje zpracováváme jen za účelem, pro který jsme je od Vás získali. Za slučitelné zpracovávání získaných osobních údajů se považuje zpracování nezbytné a přiměřené k plnění povinnosti správce stanovené právním předpisem ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci v pravomoci správce;
- „minimalizace údajů“ – požadujeme a zpracováváme osobní údaje přiměřeně, relevantně a omezeně na nezbytný rozsah ve vztahu k účelu, pro který jsou zpracovávány;
- „přesnost“ – zpracováváme údaje přesné a aktualizované. Máme nastavena taková opatření, aby bylo možné údaje kdykoliv upřesnit, opravit či aktualizovat.
- „omezení doby uložení” – údaje ukládáme tak, aby byla umožněna identifikace poskytovatele údajů po dobu ne delší, než je nezbytné pro účely, pro které jsou zpracovávány vyjma zákonné účely archivace;
- „integrita a důvěrnost“ – osobní údaje zpracováváme tak, že jsou zavedena vhodná technická a organizační opatření, která je chrání před neoprávněným či protiprávním zpracováním a před náhodnou ztrátou, zničením nebo poškozením;
- „proporcionalita“ – právo na ochranu osobních údajů není absolutním právem a musí být vždy v rovnováze s dalšími právy. Z tohoto důvodu máme nastavena taková opatření, aby nedošlo při ochraně osobních údajů k poškození práv jiných fyzických či právnických osob a v případě nejasného výkladu práva odůvodňujeme naše vyjádření „testem proporcionality“;
- „odpovědnost“ – u konkrétních zpracovávání osobních údajů máme vždy stanovenou jasnou zodpovědnost a mlčenlivost dotčených zaměstnanců i případných pověřených zpracovatelů.
IV. Zákonnost zpracovávání osobních údajů
Osobní údaje zpracováváme pouze zákonným způsobem. Pokud nenajdeme zákonný způsob jejich zpracování, tak osobní údaje nezpracováváme. Mezi tyto zákonné způsoby patří:
- Souhlas – tzn., že poskytovatel osobních údajů udělil souhlas se zpracováním svých osobních údajů pro jeden či více konkrétních účelů. Tento způsob využíváme jen v případech, pokud nelze použít následující zákonné způsoby (uvedené pod písm. b) až f)) .
- Plnění či uzavření smlouvy – tzn., že zpracování osobních údajů je nezbytné pro splnění smlouvy, jejíž smluvní stranou je poskytovatel údajů nebo pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na žádost tohoto poskytovatele.
- Právní povinnost – tzn., že zpracování je nezbytné pro splnění právní povinnosti, která se na správce vztahuje. Patří sem především povinnost zpracovávání osobních údajů vyplývající ze zaměstnaneckého poměru a ze souladu činností správce s příslušnou legislativou.
- Životně důležitý zájem – tzn., že zpracování je nezbytné pro ochranu životně důležitých zájmů poskytovatele osobních údajů nebo jiné fyzické osoby z důvodu např. autonehody, požáru, přírodní katastrofy, ohrožení života, apod.
- Veřejný zájem nebo výkon veřejné moci – tzn., že zpracování je nezbytné pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci. Soudní příkazy, apod.
- Oprávněný zájem – tzn., že zpracování osobních údajů je nezbytné pro účely oprávněných zájmů správce. Tento zákonný způsob nevyužíváme pro výkon veřejné moci. Používáme jej pouze pro bezpečnost, kvalitu a efektivitu naší práce. V takových případech máme dle platné legislativy zpracováno posouzení vlivu na ochranu osobních údajů či interní předpis upravující tuto oblast.
V. Oprávněné zájmy správce
- Propagace a prezentace správce;
- Kamerové systémy (za účelem prevence kriminality a zvýšení bezpečnosti);
- Řízení bezpečnosti informačních aktiv a IT prostředí správce;
- GPS ve sdílených automobilech (za účelem prevence kriminality a evidence jízd);
- Řízení efektivity a kvality práce zaměstnanců správce;
- Komunikace v rámci dodavatelsko-odběratelských vztahů mimo smluvní vztahy;
- Řízení přístupů do objektů nebo evidence docházky pomocí čipových karet.
VI. Práva poskytovatele osobních údajů (subjektu údajů)
Jako poskytovatel osobních údajů máte níže uvedená práva a rádi bychom Vám pomohli při jejich uplatňování. V případě pochybnosti, zda jsou Vaše osobní údaje zpracovávány v souladu s legislativou, kontaktuje našeho pověřence pro ochranu osobních údajů. Kontaktní informace jsou uvedeny v bodě II. tohoto memoranda.
Informujeme Vás zároveň, že ochrana osobních údajů není absolutním právem a je vždy v souladu i s ostatními právy vycházející z právní povinnosti a výkonu veřejné moci správce. Máme právo a povinnost ke všem žádostem se vyjádřit, a to v souladu s ostatními právy a zásadou proporcionality.
V případě uplatnění níže uvedených práv využíváme v souladu s legislativou formalizovaný proces žádosti a maximálního ověření Vaší totožnosti případně plné moci včetně zabezpečené komunikace.
- Právo na přístup k osobním údajům – máte právo na informace, jaké kategorie osobních údajů a na základě jakého zákonného důvodu zpracováváme.
- Právo na opravu osobních údajů – máte právo vždy upřesnit Vaše osobní údaje, které zpracováváme.
- Právo na výmaz osobních údajů – máte právo na výmaz Vašich osobních údajů, které zpracováváme, pokud toto zpracovávání není předmětem jiné naší zákonné povinnosti.
- Právo na omezení zpracování osobních údajů – máte právo omezit zpracovávání Vašich osobních údajů tak, že jsou osobní údaje vyloučeny ze zpracovávání do doby, než budou vyjasněny důvody Vašeho omezení. Omezení zpracovávání není absolutní a neplatí pro obhajoby právních nároků a další zákonné povinnosti správce, např. při vymáhání dluhů, škod nebo plnění ze smluv.
- Právo vznést námitku proti zpracovávání osobních údajů – toto právo lze uplatnit, pouze jsou-li Vaše osobní údaje zpracovávány na základě našeho oprávněného zájmu nebo ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci. Naší povinností je informovat Vás o skutečnosti, na základě jakých zákonných důvodů případně jakého výkonu veřejné moci ke zpracovávání dochází.
- Právo na přenositelnost údajů – v případě, že osobní údaje zpracováváme na základě souhlasu, smlouvy nebo automatizovaně, máte právo získat tyto údaje ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu a právo předat tyto údaje jinému správci. Toto právo se neuplatní v případě, že se jedná o zpracovávání nezbytné pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při ¬výkonu veřejné moci nebo pod právní povinností, kterou je správce pověřen nebo povinován.
- Právo odvolat souhlas se zpracováním osobních údajů – v případě, že je zpracovávání osobních údajů založeno na Vašem souhlasu, máte právo kdykoliv tento souhlas odvolat.
- Právo podat stížnost u dozorového úřadu – v případě, že budete mít pochybnosti o zákonnosti zpracovávání Vašich osobních údajů, kontaktujte za účelem vysvětlení nejdříve pověřence uvedeného v bodě II. tohoto memoranda. Pokud bude vysvětlení pro Vás nedostačující, máte právo podat stížnost u dozorového úřadu - více na stránkách úřadu pro ochranu osobních údajů.
VII. Účely zpracovávání osobních údajů a registr zpracování
Osobních údaje zpracováváme zejména pro účely zajišťování smluvních vztahů, výkonu státní správy, výkonu samosprávy, poskytování dotací a návratných finančních výpomocí, realizace interních procesů, komunikace s občany a komunikace se zaměstnanci úřadu.
Veškeré činnosti resp. agendy a účely, při kterých zpracováváme osobní údaje a další informace o jejich zpracovávání (např. konkrétní právní titul, účel zpracování, příjemce osobních údajů apod.) máme podrobně zpracovány v samostatných dokumentech a na vyžádání Vám požadované informace poskytneme.
VIII. Předávání osobních údajů do třetích zemí a automatizované rozhodování
Námi zpracovávané osobní údaje nejsou předávány do třetích zemí mimo EU či mezinárodním organizacím a při jejich zpracování ani nedochází k automatizovanému rozhodování, na jehož základě by byly činěny úkony či rozhodnutí, které by zasahovaly do práv či oprávněných zájmů poskytovatelů osobních údajů.
- Obecné nařízení o ochraně osobních údajů
- Informace o obecném nařízení o ochraně osobních údajů
- Zákon o zpracování osobních údajů (č. 110/2019 Sb.)
- Práva subjektu údajů
Záznamy o činnostech zpracování dle čl. 30 GDPR
- Záznam o činnosti – VOLBY
- Záznam o činnosti – Czech Point
- Záznam o činnosti – Matrika
- Záznam o činnosti – Místní poplatky
- Záznam o činnosti – Evidence obyvatel
- Záznam o činnosti – Personální agenda
- Záznam o činnosti – Ověřování
- Záznam o činnosti – Správní řízení
- Záznam o činnosti – Vztahy s veřejností
- Záznam o činnosti – Sociální služby
- Záznam o činnosti – Hospodaření obce
Zodpovídá: administrátor
Vytvořeno / změněno: 1. 6. 2018 / 4. 6. 2018